Un DCE à boucler, un Relais dédié qui semble correspondre au besoin, et une hésitation qui reste souvent tue en réunion commerciale : qu'advient-il des fichiers une fois envoyés ? Plans, notes de calcul, maquette IFC, parfois les coordonnées d'un client final. Cette question mérite une réponse technique, pas un slogan rassurant.
RGPD : un cadre qui s'applique à moins de fichiers qu'on ne le pense
Le RGPD protège les données à caractère personnel, pas les plans, pas les notes de calcul, pas une maquette IFC en tant que telle. Ces documents techniques n'identifient personne. Le règlement s'applique en revanche dès qu'un fichier ou un échange contient des données personnelles : nom d'un interlocuteur client dans un e-mail, coordonnées d'un maître d'ouvrage dans un CCTP, liste de contacts d'un chantier.
Madagascar ne bénéficie d'aucune décision d'adéquation de la Commission européenne, contrairement au Royaume-Uni ou au Japon. Concrètement, cela signifie que tout transfert de données personnelles vers une structure basée à Madagascar doit s'appuyer sur une garantie encadrée par le RGPD, le plus souvent des clauses contractuelles types (CCT), intégrées au contrat entre le bureau d'études et son prestataire. Un fournisseur sérieux propose ce cadre sans qu'il faille le réclamer trois fois.
La vraie question n'est pas juridique, elle est contractuelle
La protection de vos plans et méthodes de calcul relève d'un terrain différent : le secret des affaires et la propriété intellectuelle, encadrés par le contrat lui-même, pas par le RGPD. C'est là qu'un NDA (accord de confidentialité) signé systématiquement, avant tout accès à un premier fichier et non après la première synthèse, fait la différence entre une précaution de façade et un engagement opposable.
Un contrat solide précise aussi qui reste propriétaire des maquettes et des livrables produits pendant la mission, ce qui semble évident tant que personne ne le demande par écrit, et devient un point de friction le jour où une mission s'arrête plus tôt que prévu.
Ce qu'un accès à distance doit garantir concrètement
Au-delà du papier, la sécurité se joue dans la configuration technique de l'accès :
- Comptes nominatifs, jamais d'identifiant partagé entre plusieurs intervenants sur une licence Revit, AutoCAD ou Robot.
- Permissions read/write limitées au périmètre réel de la mission, pas un accès complet à l'arborescence du bureau d'études.
- Historique des modifications traçable dans la maquette ou le dossier partagé, pour identifier qui a touché quoi et quand.
- Aucun export ni copie locale de la maquette complète en dehors de l'environnement de travail convenu.
Ces quatre points se vérifient avant la signature, pas après un incident.
Les questions à poser avant de confier un premier dossier
Un directeur technique qui évalue un Relais dédié peut, sans détour, demander : un NDA est-il signé avant tout accès aux fichiers ? Les comptes d'accès aux logiciels sont-ils nominatifs et révocables immédiatement en cas de fin de mission ? Existe-t-il un engagement écrit sur la suppression des fichiers locaux à la fin du contrat ? Qui, précisément, a accès à la maquette : une personne identifiée, ou une équipe non nommée ?
Ces questions ne relèvent pas de la méfiance. Elles font partie du travail normal de tout dirigeant qui confie une partie de sa production technique à un tiers, basé en France ou ailleurs.
Ce point n'a pas été soulevé lors de vos derniers échanges avec un prestataire ? C'est le moment de le poser, avant le premier fichier envoyé et non après.